内部統制システムの基本方針
2006年5月から施行された会社法および会社法施行規則に基づき、以下のとおり、内部統制システムの基本方針を定め、業務の適正を確保するための体制を整備しています。
基本方針
ステークホルダーの信頼を得られる誠実で透明性の高い経営の実現のためには、コーポレート・ガバナンスの強化を進めることが重要であり、その実効性の向上をめざして内部統制を充実させてまいります。すなわち、業務の有効性と効率性、財務報告の信頼性、関連法規の遵守、資産の保全を図ることが重要な経営責任であると認識し、これに沿った諸制度、組織等の体制を整備・充実させ、会社法及び会社法施行規則に基づく業務の適正性を確保いたします。
- 取締役、使用人の職務の執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- ニコングループの社会的責任に対する基本姿勢を示す「ニコンCSR憲章」を制定し、また、ニコングループの役職員が法令や社内規程に従いかつ高い倫理観をもって良識ある行動をとれるよう「ニコン行動規範」にて基準を明確にしています。
- 社会的責任経営を重視して、CSR意識の涵養、教育・啓発、活動監視を目的とした「CSR委員会」を設置し、その傘下において「企業倫理委員会」が、企業行動の遵法性、公正性、健全性を確保する活動を定常的に行います。また、CSR並びにコンプライアンスに関する活動を統括し、推進するための専任部門を設置しています。
- 社会規範、企業倫理に反する行為を防止・是正するために、報告相談窓口として「倫理ホットライン」を整備するなど、コンプライアンス体制の整備・充実に努めています。
- 部門の業務遂行が、法令、社内規程等に則って適正に行われていることを監査するとともに必要に応じて改善のための提言を行うため、各業務執行部門から独立し、かつ社長直轄の内部監査部門を設置し、グループの内部監査を行っています。
- 反社会的勢力の排除に関しては、その方針・基準を「ニコンＣＳＲ憲章」及び「ニコン行動規範」において規定し、さらに、弁護士や警察等と連携し、組織的に対応する体制を構築しています。
- 取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 執行役員制度により業務執行における権限と責任を明確化し、迅速な意思決定と業務執行の効率化を図っています。
- 組織的かつ効率的な業務遂行のために、各組織並びに役職位の責任と権限の体系を明確にした「組織・職務権限規程」を制定しています。
- 取締役の意思決定、業務執行を効率的に行うことを目的として、次の機関を設置しています。常勤取締役等から構成する「経営委員会」は、取締役会の決定した経営基本方針に基づき、全般的な業務執行方針、会社全般の内部統制に関する事項並びに経営に関する重要事項について審議・決定するとともに、各部署より重要事項の報告を受けます。また、目的別に「経営会議」、各種委員会などの機関を設置しています。
- 企業理念である「信頼と創造」の下、経営目標を中期経営計画及び年度計画の中で定め、施策として展開・具体化します。年度計画目標の達成に向けては、子会社を含めた事業一貫体制による分権経営（カンパニー制）によって事業運営を行い、定期的に開催する「事業活動報告会」においてその執行及び課題の進捗状況を把握するほか、「業績評価制度」に基づいてその成果を評価・確認しています。
- 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
- 取締役の職務執行に係る決議・決裁・報告の内容は、「取締役会規則」「経営委員会規則」「ニコングループ情報管理規程」において定められた保存期間・書類にて保存します。また、必要に応じ取締役、監査役、会計監査人が閲覧可能な状態で管理する体制を整備しています。
- 情報の保護については社内規程を定め、機密区分・重要度に応じた閲覧権者の明確化、パスワード管理、情報の漏洩・改ざん・破壊防止の措置等を講じています。このほか当社が保有する全ての情報資産の保護、業務遂行の適正化、効率化を推進することを目的として情報管理体制を整備・強化し、役職員に対して情報の保存・管理の徹底を図っています。
- 損失の危険の管理に関する規程その他の体制
- 当社は、企業経営・事業継続に重大な影響を及ぼすリスクの識別・評価・管理が重要な課題であると認識し、「リスク管理委員会」にて重点対応リスクを抽出したうえ、事業継続に重大な影響を及ぼすリスクは「統合防災・BCM（Business Continuity Management）委員会」にて具体的対策を講じるなど、グループを取り巻くリスクを適切に管理する体制の整備に努めています。
- 企業倫理、個人情報保護、環境管理、品質管理、輸出管理、インサイダー取引の未然防止、防災対応の各分野を中心に規程・マニュアルを整備し、損失防止の管理体制を強化しています。
- 内部監査部門が各部門に対しリスク管理状況の監査、有効性の評価を行い、必要に応じ代表取締役を通じて取締役会に報告し、改善策が講じられる体制を整備しています。
- 株式会社並びにその親会社及び子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
- 国内子会社・海外現地法人に対しては「国内子会社・海外現地法人に関する決裁基準」により、各社の権限と責任を明確にしており、指導・管理を徹底しています。
- 当社及びグループ各社の財務報告の信頼性を確保するため、「財務報告に係る内部統制に関する基本方針」を定めるとともに、必要な体制の整備・改善に努めています。
- グループ各社に対する調査・監査実施の体制として、監査役、会計監査人による監査に加え、内部監査部門の充実を図りその監査対象範囲を拡大しています。
- グループ内のコンプライアンスの徹底に関しては、グループ共通の基本姿勢である「ニコンCSR憲章」のもと、「ニコン行動規範」などによりグループ会社役職員への企業倫理意識の浸透･定着を図っています。また、コンプライアンスに関する報告相談制度については、「倫理ホットライン」を設けるなど仕組みの構築・整備を進めています。
- 監査役がその職務の補助をすべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する事項及びその使用人の取締役からの独立性に関する事項
- 監査役会運営を効率的に行い、監査役監査の実効性を高めることを目的として、監査役の職務を補助する当社の使用人若干名を専任の監査役スタッフとして従事させています。
- 監査役スタッフの人事異動、人事考課については、予め監査役の同意を得るなど、業務執行者からの独立性を確保しています。
- 取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制
- 監査役は、「経営委員会」、「経営会議」、「事業活動報告会」等の重要な会議に出席し、経営状態・意思決定プロセスについて常に把握し、監査しています。
- 監査役に対しては、会社に著しい損害を及ぼすおそれがある事実、コンプライアンスに関する報告相談窓口に寄せられた情報、予め取締役と協議して定めた監査役会に対する報告事項等について、迅速かつ有効に報告がなされる体制が整備されています。
- 監査役に対しては、内部監査部門より、内部監査に関わる状況とその監査結果の報告を行っており、監査役は必要に応じて内部監査部門に調査を求めるなど、内部監査部門と緊密な連携を保ち、効率的な監査を実施しています。
- その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 監査役の執行部門からの独立を確保するとともに、監査役は代表取締役と定期的に会合を持ち、会社が対処すべき課題、監査上の重要課題等について意見を交換し、必要と判断される要請を行うなど、代表取締役との相互認識を深めています。
- 監査役は、会計監査人と定期的に会合を持ち、積極的な意見交換・情報交換を行っています。